Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro

MBA

jzaratelazaro@gmail.com

Cuántas veces nos toca participar de reuniones que resultan interminables y aburridas, con gente que divaga, falta de información o noticias insuficientes, que al final hacen que las mismas antes que efectivas se convierten en improductivas.

Cuando estamos en una posición directiva dentro de una empresa siempre tendremos necesidad de convocar a reuniones a la gente de nuestro equipo de trabajo.

Lo mejor es buscar la forma en que las mismas resulten lo más efectiva posible, para lo cual se recomienda que podamos saber con la debida antelación el objetivo primario de la misma, y asegurarnos convenientemente de que podamos lograrlo positivamente.

Mirándolo desde el punto de vista práctico, a las reuniones llegamos a la conclusión de que básicamente tienen casi siempre propósitos primarios a saber:

Creación y fusión de un equipo de trabajo.

Dar información a los integrantes del mismo.

Llevar a cabo una “tormenta de ideas” (braistorming) que nos permitan en base a ellas tomar decisiones que puedan ser beneficiosas para nuestra organización.

Es necesario que podamos recopilar cuidadosamente dicha información que nos sirva de basamento para la toma de decisiones racionales, positivas y, sobre todo, productivas, pues la competencia es cada vez más dinámica y cualquier empresa tiene como objetivo ser lo más rentable posible, ya que a nadie nos gusta trabajar solo para empatar.

Algunas de las reuniones podrán tener como objetivo uno o varios de los propósitos enunciados precedentemente, lo que no significa que sean los únicos, pues un directivo eficiente y eficaz bien podría ir añadiendo otros en función a la naturaleza, objetivos y metas prioritarias de la compañía.

No debemos perder de vista que algunas de las reuniones podrán tener como objetivo primario ayudar a nuestro equipo de trabajo a que se conozcan mejor unos a otros, socializar juntos, incluso la posibilidad potencial de descubrir cosas acerca de otros participantes, y no perder de vista que como jefe del equipo que eres, deberás siempre tratar de situarte dentro de tu verdadero rol, para que no se te vaya “el timón de las manos”.

Debemos buscar que las reuniones puedan ser útiles y efectivas, y mantener un control eficaz de las mismas, asumiendo nuestro rol de jefe.

Cuántas veces asistimos a reuniones donde el divague, el relajo o la poca efectividad en lo que decimos son comunes debiendo ser “cortadas de raíz” por los directivos, pues como dice el dicho “el tiempo es oro” y el objetivo no ha sido pasar unos minutos de relax, sino hacerlos lo más productivo posible para nosotros y para la organización.

Siempre es mejor convocar las reuniones al final del día que hacerlo al principio de la jornada de trabajo.

Decimos eso, ya que simplemente porque quien más quien menos ya querrá irse a su casa y harían que las reuniones se mantengan durante menos tiempo, pues si lo hacemos al inicio casi todos tenemos en mente cientos de temas y problemas que resolver, lo cual hace que la distracción pueda estar presente y tornándolo al final muy poco efectiva.

La puntualidad es importante. Todas las reuniones deberán empezar a tiempo.

No es bueno esperar a nadie, ni tampoco volver por los temas ya tratados para que el que no fue puntual pueda estar al tanto de lo ya conversado.

Deben ser planteadas y coordinadas con tiempo suficiente y con antelación, pero tampoco no demasiado, con lo cual evitaremos que nadie o casi nadie pueda venir con la excusa que tenía algún otro compromiso ya contraído.

Se pretende que sean bien productivas y lo más corta posibles asegurándose de que cada punto de la agenda termine con un plan de acción, pues de lo contrario se convierte en una mera charla y hoy día no podemos desperdiciar nuestro tiempo en forma improductiva.

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