A todas aquellas reuniones que pudieron haber sido un e-mail. Las que duraron mil horas y se realizaron en San Chucha y Caridad. Las que estuvieron llenas de divagues y nada productivo. Y las que honraron a los retrasados esperándoles y haciéndote perder más tiempo. Es hora de que le digas: Gracias por las enseñanzas y, ¡hasta nunca! Hoy te presento mi Guía definitiva para lograr reuniones más productivas.

Por: Aura Zelada
Antes: prepararse
Ya sea que la convoques vos, o te inviten a una, para tener reuniones más productivas debés saber de antemano (y lo más precisamente posible) dos cosas: 1. Cuáles son los temas a tratar; 2. Qué se debe definir. De acuerdo a esto también vas a poder calcular cuánto tiempo puede durar la junta. Anotá estos puntos en tu agenda o cuaderno de reuniones y llevalo contigo ese día. Preparate para llegar a tiempo.

Durante: enfocarse y definir
Cuidar la puntualidad es un gran pendiente en nuestra sociedad, sobre todo porque las reuniones más productivas dependen muchísimo de este factor. Sin embargo, la cosa no termina ahí. Aunque todos lleguen a tiempo, lo importante es sacarle el máximo provecho. Y aquí es donde tu cuadernito de reuniones debe tomar la posta.
Esas anotaciones que preparaste con antelación van a ser tu guía principal. Te van a permitir encausar los divagues y el entusiasmo, hacia lo productivo. Consultá a cada momento estas anotaciones y fijate que se vayan definiendo las cosas a medida que pasa el tiempo. Y en cuanto a definir cosas me refiero a fijar fechas, repartir tareas, consensuar responsables de cada una (un responsable por tarea, es lo mejor). Anotá todo, en ese mismo cuaderno o en una súper planilla.

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Después: recordatorios y seguimiento
Como broche de oro, y para que tu súper reunión no quede en el opareí, utilizá el recurso de la inmediatez. Enviá un breve, potente y eficaz e-mail con los puntos acordados, listas de tareas y responsables. Que las cosas no queden en el aire, ni surjan confusiones. Integrá a todos los participantes en el mismo correo. Más adelante, si es necesario, podés tomar ese mismo e-mail como elemento de seguimiento para comenzar a ver los resultados.
Si implementás esto a tu rutina laboral no sólo vas a optimizar tu tiempo, sino que vas a destacarte de los demás e inspirar a otros. Compartí esta nota con tus compañeros de equipo, así el trabajo en conjunto va a ser más organizado y armonioso. ¡A todos nos encanta ver cómo las cosas que nos proponemos se cumplen!
Aura Zelada
Bloguera en www.frugalisima.com
frugalisima@gmail.com
Instagram y Twitter: @frugalisima
Facebook: Frugalísima

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