PAUL AXTELL

Recientemente me reuní con un grupo de directivos para discutir formas de mejorar las reuniones. Nuestra meta era descubrir cómo crear un espacio en el que la gente anhele estar. Una historia destacó.

Mi colega describió una época en la que era un joven ingeniero y trabajaba en muchos equipos de proyecto en una fábrica manufacturera. Él dijo: “Josh, mi gerente nos llevaría a todos a comer pizza cuando llegaba a la fábrica, y tendríamos una reunión ‘sin secretos’. Josh nos preguntaba sobre lo que sea que quisiera saber y nosotros hacíamos lo propio. Era una reunión donde todos tenían permiso de decir o preguntar cualquier cosa. Era excelente”.

Josh usaba estas reuniones para descubrir cómo estaba funcionando su equipo, cómo estaban avanzando los proyectos y qué apoyo y recursos necesitaban. Él planteaba preguntas abiertas: ¿Qué consideran que necesito saber? ¿Dónde están teniendo dificultades? ¿De qué están orgullosos? El único requisito era honestidad y sinceridad.

Mejores reuniones requieren mutuo respeto e inclusión. Usted puede incrementar la franqueza y la calidad de sus reuniones al enfocarse en dos áreas: dar permiso y crear seguridad.

El permiso para decir o preguntar cualquier cosa es invaluable. Nos permite expresarnos plenamente, y hablar sobre temas cada vez que lo necesitamos.

En sus reuniones, hable desde el inicio acerca del permiso. ¿Qué permiso necesita recibir del grupo, de forma que usted pueda dirigir la junta en forma efectiva? ¿Qué permiso necesita el grupo de usted para participar exitosamente?

Como líder, pídale a su equipo permiso para: Regresar a su cauce la conversación cuando esta se divague;

-Llamar a las personas que no han hablado.

-Contener a las personas si dominan la conversación.

-Hacer preguntas para clarificar, cuando necesite que alguien elabore su argumento.

Recuérdele a su equipo que ellos tienen permiso para:

-Hacer preguntas en cualquier momento.

-Invitar a sus colegas a la conversación, si es que no han hablado.

-Pedir que se dedique tiempo extra a un tema.

-Expresar preocupaciones que no hayan sido plenamente atendidas.

Cuando las personas sienten que serán escuchadas y respetadas, es más probable que hablen. Para crear seguridad psicológica durante una reunión:

-Al inicio pídale al grupo que le brinden su completa atención a cada participante.

-Permítale a cada persona tomarse su tiempo y completar sus pensamientos.

-Comparta lo que es valioso respecto a la pregunta o comentario de alguien.

-Use los nombres de las personas y refiérase a sus comentarios previos.

-Mientras la reunión llega a su fin, sintetice lo que aprendió.

-Expliqué cómo usará esas perspectivas, y también pídale sugerencias a su equipo.

Después de la reunión, dele seguimiento al:

-Completar las acciones en las fechas que definió.

-No compartir la conversación sin permiso.

-Asegurarse que los comentarios de las personas sean atendidos en forma satisfactoria.

Las personas no sólo quieren pertenecer; quieren contribuir. Al aplicar estos principios, usted puede darles a los miembros de su equipo la oportunidad de hacerlo. Su equipo quizá incluso comience a anhelar las reuniones, y tal vez usted comience a anhelar el dirigirlas.

(Paul Axtell es el autor de “Meetings Matter”.)