ALLISON RIMM

La lista de pendientes puede ser una herramienta indispensable cuando maneja de forma razonada su tiempo.Sin embargo, cuando la usa de manera indiscriminada puedeconvertirse en su sirviente. La mayoría de las listas están repletas de prioridades urgentes que debemos hacer de inmediato, tareas importantes que tenemos miedo de olvidar porque no tienen una fecha de entrega específica y labores básicas que añadimos a la lista porque nos hace sentir bien el marcar algo como completado.

Para evitar este problema, uso treslistas y un calendario. Cada una tiene su propia funciónespecífica. La lista número 1 es para temas importantes, pero nourgentes. La lista número 2 es para temas que necesitan estarcompletos hoy. La tercera es una lista de no hacer, para recordarme de cosas que conscientemente he decidido que no ameritan mi tiempo.

El calendario es para bloquear el tiempo para lograr temas importantes en la agenda. Por ejemplo, en lugar de poner “escribir discurso” en mi lista de pendientes, lo pongo en mi calendario, bloqueando el tiempo necesario para tenerlo listo.

Tomar el tiempo para desarrollar una misión clara y una visión de cómo se ve el éxito también es esencial. Comience observando lo que ya está en su lista dependientes. Pregúntese cómo cada tarea contribuye o no a lograr sus metas. ¿Realmente necesita hacerse? De ser el caso, ¿debe hacerla usted? Si la respuesta a cualquiera de las dos es “no”, esos elementos pueden salir de su lista.

A continuación, cree su lista de no hacer. Darse cuenta de que tiene más cosas que tiempo lo obliga a reconocer que hay temas menos prioritarios que seguramente nunca completará. Borre esos elementos no esenciales y comprométase a dejarlos ir.

ANALIZAR NUEVAS TAREAS

Conforme surgen nuevas tareas, determine si es que contribuyen a su misión y cumplen su visión de éxito. Si la respuesta es no (y no lo despedirán por no hacerlas), deberían ir a su lista de no hacer. Los temas que no son niimportantes ni urgentes también pertenecen a esa lista.

Una vez que su lista esté arreglada y priorizada, estime qué tanto tiempo tomará cada tarea para completarse. Querrá atender todos los temas importantes, urgentes o no. Considere poner en su calendario los puntos importantes que noson urgentes si es que requerirán un tiempo significativo.

Si el empezar a eliminar puntos de su lista es un desafío para usted, busque una tarea que sea fácil de completar y hágalo. Lograr varias tareas simples puede construir un sentido de impulso y mantenerlo en avance. Para proyectos máscomplejos, el dividir una labor grande en tareas pequeñas puede ayudar a reducir el agobio y la resistencia que suele acompañar a ese sentimiento.

¿El obtener más control sobre cómopasa su tiempo se siente urgente e importante? Si es así, marque una cita en su calendario para revisar y priorizar su lista de pendientes. Hoy.

(Allison Rimm es la autora de “TheJoy of Strategy: A Business Plan for Life”).