PAUL A. ARGENTI

El correo electrónico es una de las principales causas de que los empleados perciban sentirse estresados o abrumados, de acuerdo con un estudio del 2011: la bandeja de entrada se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Las compañías necesitan poner atención: No es de sorprender que niveles elevados de estrés, percibidos o no, se correlacionen con menor desempeño.

Claramente, necesitamos aprender a hacer que el correo electrónico trabaje para nosotros y reencuadrarlo como una herramienta para ejecutar nuestras prioridades. Sin embargo, el primer paso es tener prioridades claras.

Lo primero a hacer es un inventario de todas las tareas que conforman su día, desde responder llamadas hasta trabajar en ese enorme proyecto. Divida los temas amplios en otros más pequeños. Una vez que tenga el inventario, puede comenzar a categorizarlo en base a su nivel de urgencia e importancia.

El beneficio de hacer este inventario y categorización es que lo prepara para formar listas significativas de pendientes y responder de mejor forma a la pregunta, "¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?".

También hace que las conversaciones con compañeros acerca de la carga de trabajo sean mucho más productivas. Al tomar otro proyecto, su equipo será más efectivo si todos saben cuáles son las prioridades de los compañeros.

Con sus prioridades y metas claras, su lista de pendientes refinada y su calendario sintiéndose ligeramente más bajo control, es momento de voltear a la bandeja de entrada. El correo electrónico no es como una conversación cara a cara, considerando la naturaleza asincrónica de la interacción. Tampoco es una forma larga de comunicación, sino un sistema de entrega para la información. Además, definitivamente no es la mejor elección para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros lo tratemos como tal. Más que cualquier otra cosa, es una herramienta de comunicación a ser desplegada en la ejecución de una estrategia.

Por ende, cuando envíe un correo electrónico de trabajo debería pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿quién es mi audiencia, qué mensaje necesito trasmitir, qué respuesta quiero y cuál es el mejor canal para llegar a esa audiencia? Estos son temas separados a considerar, pero cada uno influye en los otros. El mensaje correcto enviado a través del canal erróneo seguramente no le dará la respuesta que necesita, y el mensaje equivocado a la persona correcta es simplemente un desperdicio de tiempo.

Mientras considera estos aspectos, también evalué lo siguiente: ¿Debería siquiera enviar un correo electrónico? ¿No será más efectivo enviar un mensaje de texto, hacer una llamada rápida o incluso atravesar el pasillo para atender la situación en persona?

En una era de oficinas de ritmo rápido y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer es dar un paso atrás. Tomar el tiempo para ser reflexivos acerca de nuestras acciones puede dejarnos con más tiempo y más margen de maniobra para hacer bien nuestros trabajos, y ser más felices fuera de ellos.

(Paul Argenti es profesor de comunicación corporativa en la Tuck School of Business del Dartmouth College).