• POR LIANE DAVEY

Todos sabemos que hay un precio a pagar por dar una mala primera impresión: un saludo de manos flojo transmite poca confianza; un traje arrugado lo hace parecer perezoso; compartir en exceso se percibe como inestabilidad emocional. Sin embargo, ¿alguna vez piensa acerca de la primera impresión que dejan sus reuniones?

Si quiere tener una junta más productiva, enfóquese en una entrada fuerte. Un buen inicio de reunión define el tono, introduce los temas principales y brinda una vista previa de lo que puede esperarse. He aquí algunas mejores prácticas para comenzar su próxima reunión:

-Deje en claro el propósito de la reunión: Explique el propósito de la reunión en la agenda y reitérelo al inicio de la junta. Distinga entre las sesiones de generación de ideas y los foros de toma de decisiones; separe las reuniones de pensamiento estratégico de largo plazo de aquellas que buscan acción y responsabilidad a corto plazo.

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-Sea específico acerca del propósito de cada punto en la agenda: Antes de cada punto de la agenda, tome un momento para clarificar la meta, y a continuación facilite el debate con ello en mente. Si está tratando de alentar pensamiento original, no permita que los integrantes del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido. Si un punto requiere de una decisión, sea claro sobre los criterios del proceso de toma de decisiones.

-Pídale a las personas que filtren sus contribuciones: Otra forma de definir el tono al inicio de una junta es decirles a las personas qué nivel de involucramiento espera de cada uno de ellos. Pídale a los participantes que modulen sus contribuciones, de forma que ocupen aproximadamente el mismo tiempo que los demás y se abstengan de simplemente coincidir entre sí.

-Reitere cualquier regla importante: Si su equipo ha pasado tiempo desarrollando reglas del juego (lo que recomiendo mucho que hagan), use el tiempo al inicio de la reunión para recordarle a todos cualquier regla que siga siendo aspiracional. No exagere, pero elija una regla que crea que será particularmente destacada para la discusión.

-Desvíe el comportamiento pasivo agresivo: Las reuniones tienden a alargarse, pero no exponen los problemas reales que necesitan resolverse. Atienda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo agresivo al pedir que incluso los temas espinosos se atiendan en la junta, no después. Referirse a las discusiones difíciles o polémicas al inicio de la reunión y pedirle a las personas que compartan sinceramente sus puntos de vista, incrementará la probabilidad de que tenga los temas en la mesa, en lugar de dejarlos para el chisme de pasillo posterior.

Probablemente usted asiste a demasiadas reuniones. Es incluso más probable que asista a demasiadas malas reuniones. Si usted dirige el show, asegúrese de que su reunión provoque una gran primera impresión al enfocar a todos en el singular valor que se supone que ofrecen, enfatizar la diversidad de pensamiento y filtrar las pérdidas de tiempo. Hágalo y verá que sus reuniones se ganan una gran reputación y realmente ayudan a hacer el trabajo.

(Liane Davey es la cofundadora de 3COze Inc. y autora de "You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along and Get Stuff Done").

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