POR SABINA NAWAZ

Las dinámicas de equipo pueden ser el éxito o fracaso de una reunión. ¿Alguna vez ha estado en una junta donde las personas se interrumpen entre sí, introducen nuevas ideas cuando deberían estar desarrollando la conversación y repiten el argumento de alguien más solo para ser escuchados? Estos problemas de comunicación desperdician dinero y energía, y suelen solo llevar a más reuniones.

Sin embargo, hay una cosa que usted puede hacer para mejorar la calidad del tiempo que pasa en reuniones: escuchar. Al mejorar la forma en que escucha y entender a los demás en las reuniones, puede reducir la repetición y los malos entendidos.

Si el simplemente escuchar puede resolver tantos problemas, ¿por qué es tan difícil de practicar? Una razón es porque estamos escuchando para interrumpir con nuestras ideas o réplicas. Nos enfocamos en nuestra propia comunicación, en lugar de escuchar para entender a los otros.

A lo largo de mi trabajo con equipos ejecutivos he desarrollado una técnica simple que puede ayudar a cualquiera a escuchar de forma más efectiva en las reuniones: notas al margen. Usted quizá ya toma notas durante las juntas, pero a menos que las use sabiamente para entender a los otros y planear su respuesta, quizá siga cayendo en la misma trampa de hablar antes de pensar.

He aquí cómo funciona.

Defina su página con un amplio margen y tome notas cundo alguien más habla. En el cuerpo principal de sus notas, capture los puntos clave de lo que la otra persona está diciendo.

En el margen, capture sus ideas, juicios, réplicas y preguntas para cada uno de los puntos que escribió. Al marcarlos al lado, usted pone de lado (literalmente) su propia voz, lo que le da espacio fresco a los otros.

Cuando hable, solo refiérase a puntos de sus propias notas al margen, que no hayan sido previamente tratados y que sean de la mayor prioridad, y táchelos conforme avance. Si no logra plantear algunos temas durante la reunión, y los puntos son importantes para usted, márquelos para darle seguimiento.

Mientras toma estas notas, no solo escriba los hechos de la discusión. He aquí algunas cosas a considerar cuando toma notas al margen, de forma que pueda escuchar mejor.

-Trace temas: Cuando escucha a través de los puntos, ¿cuál es un tema común? ¿Cuál es la película completa que están contando?

-Examine suposiciones: Cuando alguien hace una declaración general por primera vez en una reunión, examínela desde todos los ángulos antes de considerar una acción.

-Ponga atención a lo que no se dice: Hay una riqueza de información en lo que se deja fuera de una discusión y lo que se dice en forma no verbal. Anote señales como el contacto visual, el lenguaje corporal y el tono de voz, para obtener el pleno significado de lo que se está comunicando.

-Sea prudente respecto a lo que comparte: Determine qué puntos deben ser tratados durante la junta, y cuáles pueden esperar hasta que se completen los temas de alta prioridad.

Permitirse escuchar más profundamente las reuniones le da la oportunidad de conectar los puntos, presentar sus ideas en forma más convincente y lograr más trabajo real en las juntas.

(Sabina Nawaz es una instructora global de CEOs, conferencista y escritora que trabaja en más de 26 países).